Zarządzanie firmą to czasochłonne i czasami niewdzięczne zadanie. Trzeba myśleć nie tylko o tym, jak rozwijać biznes, ale też zadbać o znalezienie talentów i ich onboarding. Gdy to się uda, nadchodzi pora na integrację pracowników. A wszystko to w duchu kultury organizacyjnej. Praca nigdy się nie kończy! Dzisiaj przekonamy się, jakie korzyści niesie za sobą prawidłowa integracja w zespole pracowniczym i jaką rolę odgrywają nowoczesne technologie. Integracja pracowników nie musi być trudna!
Czym jest integracja pracowników?
Jakie są szanse na to, że biznes będzie skutecznie funkcjonował, jeśli pracownicy nie będą czuli, że są częścią zespołu? Naprawdę niewielkie. Integracja pracowników to nie tylko sposób na zwiększenie zysków, ale też poprawę retencji. Ma na celu sprawienie, że pracownicy poczują się związani nie tylko z firmą, ale też z zespołem.
Mówiąc prosto, integracja pracowników w firmie to działania i procesy pomagające budować pozytywne relacje między pracownikami na różnych szczeblach hierarchii. Onboarding obejmuje wdrożenie nowego pracownika, pokazanie, jak wygląda hierarchia i kultura firmy oraz co wchodzi w zakres obowiązków. Tymczasem integracja pracowników skupia się na aspekcie ludzkim i w dalszej części przedstawimy pomysły na to, jak firma może o nią zadbać.
Integracja pracowników w organizacji: jakie podejście wybrać?
Umiejętność wybrania i zastosowania odpowiednich narzędzi to cechy kompetentnego przywództwa. Dlatego zanim firma zajmie się przeprowadzaniem integracji, kierownictwo musi przeanalizować dostępne opcje i zastanowić się, które pasują do kultury organizacyjnej. Tradycyjna integracja pracowników odbywa się w konkretnym miejscu, a pracownicy mogą nawiązać ze sobą bezpośredni kontakt. Nowoczesna opcja zakłada wykorzystanie technologii i e-learningu. Ostatnią opcją jest zaś połączenie obu metod w celu zoptymalizowania wyników. W e-learningu istnieje takie pojęcie, jak „nauczanie mieszane”, które można zastosować także tutaj.
Zalety łączenia metod
Kontakt z drugim człowiekiem jest czymś, czego czasami potrzebują nawet introwertycy. Całkowita rezygnacja z bezpośrednich spotkań nie jest więc zalecana. Ale postępująca modernizacja oznacza, że firma nie musi ograniczać się już do tradycyjnych rozwiązań. Wprowadzając nauczanie mieszane pracownicy mogą wziąć udział w integracji nawet, gdy pracują całkowicie zdalnie lub w innym kraju. W obecnych czasach firma nie może pozwolić sobie na ignorowanie potencjału, jaki niesie za sobą cyfryzacja i e-learning. Zamiast tego warto połączyć różne rozwiązania, aby zmaksymalizować potencjał integracji. Trzeba przy tym pamiętać, że firma będzie musiała zaopatrzyć się w narzędzie do tworzenia treści, ale o tym nieco później.
Tradycyjne sposoby integracji
Tradycyjna integracja firmowa to szeroko opisany temat i pomysły na nią można znaleźć w wielu źródłach. Oto kilka najpopularniejszych i najłatwiejszych do wdrożenia sposobów na integrację nowych pracowników.
Zabawa integracyjna dla pracowników
Pracownicy nie muszą się nudzić podczas integracji. Więcej, pracownicy nie powinni się nudzić podczas niej! Jest to zrozumiałe, że w zależności od miejsca, przywództwo w organizacji musi przyjmować różne formy. Jednak zabawa to zawsze świetny pomysł na integrację zespołu. W końcu integracja ma być pozytywnym doświadczeniem, które pokaże firmę w jak najlepszym świetle. Pracownicy, którzy dopiero co zakończyli onboarding, czują się niepewnie i muszą na własne oczy zobaczyć, jak wygląda hierarchia i kultura organizacji. Gry i zabawy należy oczywiście odpowiednio dostosować do zespołu. Pracownicy nie powinni czuć, że są traktowani jak dzieci, ale badania jasno pokazują, że bawić lubi się każdy, niezależnie od wieku. Świadczy o tym chociażby rosnąca popularność grywalizacji.
Imprezy integracyjne
Pozostajemy w temacie rozrywki. Imprezy integracyjne mogą być świetnym sposobem na zbudowanie więzi w zespole oraz całej firmie. W przypadku większych firm, które podzielone są na działy, integracja zawsze powinna być przeprowadzana na kilku poziomach. Bardzo ważne jest, żeby pracownicy z jednego zespołu dobrze się znali i rozumieli. Jednak warto również zapoznać między sobą różne działy, aby w przyszłości uniknąć niezręcznych sytuacji. Wydarzenia te pozwalają poznać dynamikę panującą w firmie i mogą uczyć współpracy. Tego typu integracja pracowników może obejmować gry RPG, warsztaty kucharskie, imprezy tematyczne… pomysły są nieskończone. Jednak organizując takie wydarzenia zawsze trzeba brać pod uwagę to, jak wygląda kultura organizacyjna firmy i dostosować pod nią wydarzenia. Nie powinno ich też być zbyt wiele. Zbyt częste imprezy integracyjne, zamiast mieć działanie motywacyjne, staną się przykrym obowiązkiem.
Projekty społeczne
Nic nie zbliża tak, jak walka o wspólny cel. W przypadku nowo zatrudnionych pracowników trzeba ten cel najpierw stworzyć. Rozważając wdrożenie projektów społecznych należy pamiętać, że wybrany cel powinien być jak najmniej polaryzujący. Dobrym rozwiązaniem może być wolontariat na rzecz bezdomnych zwierząt lub projekt z zakresu odpowiedzialności społecznej. Można uczynić z tego swego rodzaju konkurencję. Różne działy mogą konkurować między sobą o to, który z nich osiągnie najlepsze wyniki. Tego typu zdrowa konkurencja doprowadzi do zacieśnienia więzi na poziomie zespołu, a pracownicy czują, że robią coś ważnego.
Wyjazdy integracyjne
Wyjazdy integracyjne to idealny sposób na budowanie zaufania w firmie. Podczas nich, hierarchia w firmie przestaje mieć znaczenie i pracownicy mają okazję poznać się na bardziej osobistym poziomie. Obietnica wyjazdów ma dla wielu pracowników silne działanie motywacyjne. Dodatkowo, niezwiązane z pracą wyjazdy pozwalają zredukować poziom stresu i wygasić wszelkiego rodzaju konflikty. Mają jednak jedną wadę – to firma ponosi wszelkie koszty związane z wyjazdami integracyjnymi, a te potrafią być znaczące. Z tego powodu warto ograniczyć się do jednego wyjazdu rocznie, w międzyczasie stawiając na mniej kosztowne rozwiązania.
Programy mentoringowe
Programy mentoringowe to często niedocenione narzędzie, jeśli chodzi o integrację w firmie. Nowo zatrudnieni pracownicy są w nich łączeni z bardziej doświadczonymi kolegami. Może być to tzw. shadowing, w którym nowicjusze jedynie obserwują współpracownika, ale mogą też wspólnie wykonywać zadania. Pozwala to nie tylko dokładnie poznać zakres obowiązków pracownika, ale też nawiązać bliższe relacje między współpracownikami. Oficjalny onboarding ma wiele korzyści, jednak skupia się głównie na przekazaniu uniwersalnych rozwiązań. Tymczasem doświadczeni pracownicy znają rozwiązania, które są dostosowane do konkretnych potrzeb projektu. Mentoring sprawdza się szczególnie dobrze, gdy chodzi o szkolenie sprzedażowe. Młodzi sprzedawcy mogą bez stresu i ryzyka poznać sztuczki i metody stosowane przez starszych kolegów. Szkolenie sprzedażowe odbywa się w bezpiecznym środowisku, co pozwala zbudować pewność siebie u nowicjuszy.
Program mentoringowy może odbywać się w obrębie zespołu lub obejmować wszystkie działy. Jeśli nowi pracownicy powinni wiedzieć, jakie obowiązki mają różne działy, można na przestrzeni kilku tygodni przydzielić im kilku mentorów. Decydując się na ten rodzaj integracji należy mieć na uwadze, że zakres obowiązków mentora powinien ulec zmianie. Nie można oczekiwać, że wydajność mentora pozostanie na tym samym poziomie, gdy będzie miał pod opieką nowo zatrudnioną osobę. Należy również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie programami mentoringowymi w organizacji.
Integracja z wykorzystaniem technologii
Nowoczesne technologie znacząco ułatwiły zarządzanie biznesem. Najczęściej wykorzystywane są do monitorowania wyników i wspomnianego już nauczania mieszanego, ale okazują się przydatne również w przypadku integracji pracowników.
Programy do wdrażania pracowników
Decydując się na nauczanie mieszane firma będzie musiała wybrać narzędzie do tworzenia treści online oraz LMS, który je udźwignie. LMS to platforma, która nie tylko umożliwia dostarczenie treści pracownikom, ale pozwala też na zarządzanie nimi. Pracownicy zakładają konta na platformie LMS, a rolą administratorów jest przyznanie im dostępu do odpowiednich treści. Obecnie rynek obfituje w różnorodne narzędzia autorskie i LMS. Wszystko zależy więc od tego, ile firma planuje w nie zainwestować i jakie funkcje uznaje za najważniejsze. Mała firma może zadowolić się bezpłatnymi narzędziami, ale średnie i większe biznesy będą potrzebowały potężniejszych rozwiązań. Jednak nawet płatne LMS są stosunkowo łatwe w użyciu, więc zarządzanie nimi można powierzyć działowi HR.
Interaktywne kursy i symulacje
Narzędzie do tworzenia treści pozwala szybko i prosto przygotować kursy szkoleniowe i wdrażające. Można do tego wykorzystać własne materiały lub skorzystać z biblioteki zasobów zawartej w większości programów. Najciekawszym aspektem e-learningu jest możliwość dodania elementów interaktywnych i symulacji. Wiele programów umożliwia tworzenie własnych postaci, co można wykorzystać do interakcji. Firma może zbudować postacie w oparciu o zatrudnionych pracowników. Dzięki temu nowo zatrudnione osoby będą mogły rozpocząć poznawanie współpracowników już na etapie szkolenia. Możliwe jest też przeprowadzenie synchronicznych szkoleń online. E-learning jest wtedy mniej elastyczny, ale pracownicy mogą rozmawiać ze sobą i z trenerem w czasie rzeczywistym.
Profile pracowników i funkcje społecznościowe
Aby brać udział w szkoleniach, pracownicy muszą zazwyczaj przygotować profil, który będzie zawierać najważniejsze informacje o nich. Jest to chyba najszybszy sposób na dowiedzenie się czegoś o współpracownikach bez wychodzenia z domu. Chociaż ciężko to uznać za integrację, rozpoczyna proces nawiązywania więzi z nowym zespołem. Warto zachęcić pracowników do zamieszczenia ciekawostek o sobie, które wzbudzą zainteresowanie pozostałych osób.
Dodatkowo, platformy LMS często wyposażone są w funkcje czatu/forum. W tym przypadku mamy do czynienia z prawdziwą integracją i jest to szczególnie przydatne w przypadku międzynarodowych zespołów. Możliwe, że pracownicy nigdy się nie spotkają, ale mimo to mogą wymieniać się opiniami i pomagać sobie online. Buduje to poczucie jedności i sprawia, że pracownicy nie boją się zadawać pytań.
Rankingi i grywalizacja
Jak już wspomniano wcześniej, ludzie lubią się bawić, a zdrowa konkurencja zacieśnia więzi w zespole. Do rywalizacji mogą stawać nie tylko pojedynczy pracownicy, ale też całe działy. Niestety, zarządzanie grami offline wymaga sporych wysiłków i zasobów, dlatego na ratunek przychodzi tutaj grywalizacja szkoleń i onboardingu. Wprowadzenie rankingów i nauki poprzez grę online nie tylko zwiększy zaangażowanie pracowników w e-learning, ale da im również wspólny temat do rozmowy. Jest to też doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą stosować przywództwo transakcyjne, ale nie wiedzą, jak się za to zabrać. Grywalizacja umożliwia bowiem wprowadzenie wirtualnych nagród, które pracownicy otrzymują za wysokie wyniki. Wirtualne odznaki, certyfikaty czy wysoka pozycja w rankingu to skuteczne narzędzia motywacyjne dla ambitnych pracowników.
Stały rozwój umiejętności
Czy nauka może zbliżać? Owszem, ale musi odbywać się wspólnie – nie musi jednak mieć miejsca w tym samym czasie. Tradycyjne szkolenia, które wymuszają obecność pracowników w jednym miejscu, mają tu oczywiście przewagę, ale e-learning również może wspierać integrację w firmie. Pracownicy mogą uczyć się w dogodnym dla nich momencie, jednak powinni mieć taki sam harmonogram e-learningu. Sprawi to, że pracownicy będą wymieniać między sobą spostrzeżenia i będą wspólnie zastanawiać się nad trudniejszymi zagadnieniami. Kultura organizacji, która obejmuje stały rozwój, jest więc kulturą współpracy i wsparcia. Dodatkowym bonusem takiego podejścia będzie wyższy poziom zatrzymania pracowników. Ludzie nie lubią bowiem stać w miejscu i dbanie o ich rozwój sprawia, że czują się widziani.
Portale szkoleniowe
Niektóre LMS, takie jak iSpring Learn, umożliwiają integrację z innymi programami. Wystarczy kilka kliknięć, aby zintegrować oprogramowanie do wideokonferencji z LMS. To z kolei pozwala na zarządzanie wszystkimi funkcjami z jednego miejsca, co usprawnia pracę przy kursach i korzystanie z nich. Integracja z narzędziami do wideokonferencji pozwala przenieść szkolenia na wyższy poziom i ułatwia prowadzenie interaktywnych sesji.
Łączenie tradycyjnych i nowoczesnych metod dla optymalnej integracji
Optymalizacja integracji to sposób na skuteczniejsze wdrażanie nowych pracowników. Pozwala przyspieszyć proces onboardingu, zmniejszając przy tym koszty. Całościowe podejście pozwala także dotrzeć do większej grupy osobowości.
Tworzenie spójnych doświadczeń onboardingowych
Z reguły onboarding można podzielić na dwie części: edukacyjną i społeczną. Podczas części edukacyjnej pracownicy poznają dokładny zakres obowiązków, dowiadują się, jaka jest kultura organizacyjna firmy oraz jej cele. Oprócz tego poznają wykorzystywane systemy i mają okazję poćwiczyć korzystanie z nich. Część społeczna skupia się na lepszym poznaniu nowych współpracowników. E-learning pozwala skrócić część teoretyczną onboardingu, zostawiając więcej czasu na to, co najprzyjemniejsze – integrację z nowym zespołem.
Monitorowanie postępów i informacje zwrotne
Łącząc tradycyjne metody z nowoczesnymi, biznes może skutecznie monitorować postępy czynione przez pracowników. Umożliwia to trzymanie ręki na pulsie i reagowanie, gdy tylko pojawią się luki w wiedzy, zanim wpłyną one negatywnie na wydajność pracownika. Jak już mówiliśmy, integracja pracowników nie powinna odbywać się tylko na jednym poziomie w hierarchii firmy. Informacje zebrane dzięki LMS pozwalają kierownictwu lepiej poznać zatrudnione osoby i zobaczyć kierunek ich rozwoju. Umiejętność przekazywania konstruktywnej krytyki oraz pochwał to cechy dobrego przywódcy.
Wspieranie kultury hybrydowej
Niektóre firmy wciąż wzbraniają się przed rozwiązaniami hybrydowymi obawiając się, że utracona zostanie kontrola nad działaniami pracowników. Tymczasem pracownicy doceniają przywództwo, w którym kierownictwo ufa zatrudnionym przez siebie osobom. Pracownicy czują się wtedy odpowiedzialni nie tylko za siebie, ale także za biznes. Rozwiązania hybrydowe pomagają również zachować równowagę między pracą a życiem osobistym, dzięki czemu pracownicy są mniej zmęczeni swoimi zadaniami. Kultura hybrydowa pozwala także zatrudniać specjalistów z innych krajów oraz wykwalifikowane osoby niepełnosprawne, dzięki czemu firma jest bardziej inkluzywna.
Integracja pracowników w organizacji to klucz do sukcesu
Przywództwo w organizacji powinno opierać się na zrozumieniu, że pracownicy mają różne potrzeby i wymagania. Dotarcie do wszystkich zatrudnionych osób powinno być priorytetem kierownictwa, a hybrydowa kultura organizacji łączy wszystko, co najlepsze z obu światów. Integracja bezpośrednia zaspokaja potrzebę kontaktu z innymi ludźmi, a wirtualna usprawnia i przyspiesza wprowadzanie pracowników do nowego środowiska.
Długoterminowe korzyści integracji pracowników
Nie ma wątpliwości, co do tego, że kultura firmy zyskuje na prawidłowo przeprowadzonej integracji. Ponadto, stanowi ona skuteczny system motywowania pracowników, którzy czują, że są częścią czegoś większego. Umiejętność zatrzymania talentów i zbudowania w nich poczucia lojalności wobec firmy to cechy prawdziwego przywódcy, które warto rozwijać. Integracja pracowników już na wczesnym etapie to także doskonały sposób na zwiększenie produktywności. Dzięki narzędziom, takim jak iSpring Learn, można za darmo wypróbować różne funkcje i sposoby na integrację, i unowocześnić cały proces.