Jitasa to największy dostawca usług księgowych i rachunkowych w USA, współpracujący wyłącznie z organizacjami non-profit Skupiając się na skuteczności, przystępności cenowej i wydajności, Jitasa zapewnia wysokiej jakości usługi i wyjątkową obsługę klienta Firma zatrudnia ponad 400 pracowników i obsługuje ponad 1300 klientów.
W tym studium przypadku Bobby Powers, dyrektor ds. nauki i rozwoju w Jitasa dzieli się tym, w jaki sposób włączenie oprogramowania do szkoleń online iSpring do inicjatyw firmy w zakresie nauki i rozwoju pomogło firmie Jitasa osiągnąć rekordowe zaangażowanie pracowników w szkolenia i zbudować solidną kulturę uczenia się w oddziałach na całym świecie.
Wprowadzenie
Bobby Powers,
Dyrektor ds. nauki i rozwoju w Jitasa
Nazwa naszej firmy, Jitasa, oznacza „Ducha Służenia Innym”. Właśnie to robią nasi pracownicy, ponad 400 osób: pomagamy organizacjom non-profit obsługiwać wszystkie kwestie księgowe, aby mogły skupić się na czynieniu świata lepszym miejscem.
W przeciwieństwie do wielu firm naszych rozmiarów, które mają 10-15 działów z różnymi rolami, mamy wyjątkową strukturę, w której 90% do 95% naszych pracowników to księgowi wykonujący podobne prace. Dlatego zapewniamy naszym pracownikom wszelkiego rodzaju szkolenia z zakresu księgowości, aby mieć pewność, że są wyposażeni w umiejętności i wiedzę, które pozwalają im zapewnić wyjątkową obsługę naszym klientom non-profit.
Biorąc pod uwagę fakt, że nasza firma działa w wielu krajach, zależy nam na dostarczaniu wysokiej jakości szkoleń online, dostępnych dla wszystkich pracowników, co umożliwi im stały rozwój umiejętności.
Moją rolą jako dyrektora ds. nauki i rozwoju jest zapewnienie, że wykorzystujemy możliwie najlepsze narzędzia e-learningowe, które pomagają nam tworzyć, wdrażać i oceniać nasze programy szkoleniowe.
Wyzwanie: Zbudowanie silnego systemu wsparcia szkoleniowego z potężnym LMS
Jitasa od lat wykorzystuje nauczanie mieszane do szkolenia pracowników. Łączy sesje na żywo z nagraniami Zoom, do których dostęp mają pracownicy niezależnie od miejsca pracy, a także cyfrową bazę wiedzy z kluczową dokumentacją i tekstowymi materiałami edukacyjnymi.
Przed odkryciem iSpring, Jitasa korzystała z LearnDash LMS. Jednak platforma była powolna, często się zawieszała i zapewniała słabe wrażenia z użytkowania. Doprowadziło to do niższego wskaźnika adopcji szkoleń wśród pracowników i wpłynęło na skuteczność szkoleń.
Na dodatek firma miała problemy z zapewnieniem takiego samego poziomu wsparcia szkoleniowego w różnych krajach, w których działa. Wymagało to rozbudowanego narzędzia do nauki online z przyjaznym interfejsem i doświadczeniem użytkownika (UI/UX) oraz bogatym zestawem funkcji, który jest dostępny w wielu językach.
„Pracownikom trudno było znaleźć to, czego szukali, a nasz poprzedni LMS nie radził sobie z obsługą wielu różnych materiałów szkoleniowych, z których korzystaliśmy. Gdy dołączyłem do firmy, zobaczyłem LMS i zrozumiałem, że potrzebujemy czegoś innego. Nikt w firmie nie był temu przeciwny.”
Rozwiązanie: iSpring Learn
Bobby rozpoczął poszukiwania idealnego rozwiązania e-learningowego od konsultacji z innymi specjalistami ds. nauki i rozwoju oraz od przeszukania internetu w celu poznania funkcji oferowanych przez różne LMS. Firma brała pod uwagę takie platformy jak TalentLMS, WorkRamp i Tovuti. To, co od razu rzuciło się Bobby’emu w oczy podczas testowania iSpring Learn, to przyjazny dla użytkownika interfejs/doświadczenie użytkownika — czego brakowało poprzedniemu systemowi LMS. Zakres możliwości iSpring Learn był również konkurencyjny, oferując kompleksowy sposób na skuteczne wdrażanie, podnoszenie kwalifikacji i certyfikowanie pracowników.
„Dyrektor finansowy i ja byliśmy zgodni, co do potrzeby nowego rozwiązania, więc proces podejmowania decyzji był szybki. iSpring zapewnił również pomoc opiekuna klienta, który pomógł nam w pełni wykorzystać LMS. Ważne jest, aby mieć jedną główną formę kontaktu z dostawcą usługi — doznania z użytkowania są zupełnie inne, gdy istnieje ktoś, kto dobrze zna Twoją firmę, niż gdy po prostu wysyłasz prośby do ogólnego działu wsparcia. Nasz opiekun klienta był świetny.”
Listy kontrolne szkoleń w miejscu pracy: Skuteczny sposób na certyfikację umiejętności pracowników
Funkcją iSpring Learn, którą Bobby uznał za największą korzyść dla Jitasa, były listy kontrolne szkoleń w miejscu pracy (OJT).
„Ponieważ jesteśmy firmą księgową, naprawdę ważne jest, aby ludzie mieli doskonałe umiejętności z zakresu księgowości. Chcieliśmy mieć niezawodny sposób certyfikowania kompetencji pracowników i oceniania różnych umiejętności. Listy kontrolne OJT iSpring Learn w połączeniu z funkcją przydzielania zadań dały nam świetne rozwiązanie.”
Jitasa korzysta teraz z możliwości listy kontrolnej OJT, aby pomóc pracownikom rozwijać umiejętności poprzez zadania imitujące rzeczywistość. Łatwo jest również oceniać te zadania oraz wydajność każdego pracownika, a także przyznawać księgowym certyfikaty.
Wnikliwe raporty: szybkie i skuteczne zamykanie wiedzy
Funkcja raportowania również jest przydatna w inicjatywach szkoleniowych Jitasa. Firma ma obszerny quiz z 90 pytaniami dla nowozatrudnionych. Każdy nowy pracownik przystępuje do quizu pod koniec pierwszych pięciu miesięcy szkolenia wdrażającego, aby sprawdzić swoje umiejętności i wiedzę na temat swojego stanowiska.
Przykład pytania z Quizu Agenta Specjalnego Jitasa
Dzięki informatywnym raportom w iSpring Learn kierownicy mogą teraz łatwo wykrywać luki w wiedzy i przydzielać dodatkowe szkolenia z odpowiedniego modułu lub zagadnienia.
„Możliwość zobaczenia, które pytania najczęściej sprawiają problemy pracownikom w naszej firmie i różnych działach jest niezwykle pomocna. Pomaga mi to dostrzec, które obszary szkoleń są najtrudniejsze i szybko zapewnić ukierunkowane wsparcie szkoleniowe.”
Ocena 360 stopni: Inteligentna ocena wyników pracowników
Bobby zwraca uwagę na Ocenę 360 stopni jako kolejną funkcjonalność, która pomogła zoptymalizować procesy szkoleniowe w Jitasa. Ilustruje wartość tej funkcji na przykładzie biura firmy w Kostaryce i na Filipinach.
„David, szef oddziału, nie lubił starego procesu oceny wyników i przestarzałego narzędzia, które było do tego wykorzystywane. Dopiero co wprowadziliśmy iSpring Learn, a Davidowi udało się skonfigurować i przeprowadzić skuteczne oceny wyników w naszym nowym LMS w ciągu zaledwie dwóch tygodni, przy niewielkim zaangażowaniu z mojej strony.”
Przykład pytań w Ocenie Wydajności Jitasa
Firma była pod wrażeniem tego, jak łatwo można w krótkim czasie przygotować protokół oceny wydajności dla dwóch krajów. Bobbi uważa, że jest to świetna oznaka elastyczności, jaką oferuje iSpring Learn.
Rezultaty
Gdy Bobby uruchamiał szkolenie z iSpring Learn w Jitasa, jego głównym celem było uczynienie szkolenia częścią kultury firmy. Z radością dzieli się informacją, że cel ten został osiągnięty:
„Chciałem, aby co najmniej 90% pracowników regularnie logowało się do iSpring i brało udział w kursach. Teraz konsekwentnie robi to 96% pracowników ─ znacznie więcej niż w jakiejkolwiek innej firmie, w której pracowałem. Nie tylko przydzielamy kursy pracownikom w LMS. Publikujemy również nagrania rozmów wszystkich pracowników i wiadomości dotyczące firmy oraz zachęcamy do interakcji w komentarzach. Nauka online jest teraz integralną częścią DNA Jitasa, a iSpring Learn odegrał dużą rolę we wprowadzaniu nauki do naszej kultury.”
Bobby i jego współpracownicy stworzyli już ponad 50 nowych kursów za pomocą zestawu narzędzi iSpring Suite w ciągu dziewięciu miesięcy od wprowadzenia programu, od treści dla całej firmy na temat ogólnych umiejętności po zadania z zakresu księgowości i rachunkowości. Proces przesyłania i przypisywania kursów uczestnikom szkolenia za pośrednictwem LMS jest tak prosty, że teraz jest więcej czasu na ulepszanie istniejących treści e-learningowych i tworzenie nowych programów.
Dzięki optymalizacji szkolenia czas potrzebny do wdrożenia nowych pracowników został skrócony o jeden do dwóch miesięcy. Co więcej, dzięki ujednoliconym procedurom firma zapewnia teraz tak samo wysoki poziom wsparcia szkoleniowego dla wszystkich oddziałów w firmie.
Pracownicy Jitasa uwielbiają iSpring Learn ze względu na łatwość użytkowania, intuicyjne zarządzanie treściami i szybki dostęp do niezbędnej wiedzy zawodowej. Bobby i jego kierownictwo są w pełni zadowoleni wyborem iSpring Learn jako rozwiązania e-learningowego w Jitasa i mają nadzieję, że przyszłe wyniki będą jeszcze bardziej imponujące.