Ocena pracownicza: czym jest i jak ją ugryźć

Na czym polega profesjonalna ocena pracownicza i dlaczego warto ją wdrożyć? Jak często należy ją przeprowadzać, jakie kryteria wykorzystać i jak napisać ocenę pracownika? Pytania te nurtują pracodawców na całym świecie. Celem każdej firmy jest osiągnięcie jak największych zysków, ale też rozwijanie kompetencji i umiejętności pracowników. Dobry pomysł na biznes nie uchroni Cię przed porażką, jeśli nie zadbasz o wiedzę i umiejętności pracowników. Dlatego każdy pracodawca wprowadza i wykorzystuje różne metody oraz narzędzia, które pomogą mu w osiągnięciu tych celów. Jednym z takich narzędzi jest właśnie okresowa ocena pracownika, dzięki której pracodawca może sprawdzić umiejętności podwładnego. Dzięki niej przełożony może też zadecydować, czy pracownik spełnia się na danym stanowisku, czy może warto go przenieść. Oceny te determinują wynagrodzenia i nagrody, są przydatne przy procesach zatrudnienia, a także stanowią wskazówkę do dalszego rozwoju kompetencji pracownika. Ocena pracowników może przyjmować różne formy, dlatego wyjaśnimy, jak ocenić pracownika i pokażemy konkretne przykłady. Postaramy się jak najprościej objaśnić, jak powinna być przeprowadzana ocena pracownicza i jaką formę powinna przyjąć, aby odnieść zamierzony skutek.

Ocena pracownika: przykład, jak należy zacząć

Oceny okresowe to złożony temat, który jest trudny nie tylko ze względu na dobór kryteriów i sposobów oceniania pracowników. Bardzo ważne jest również to, jaki wpływ mają oceny na pracowników, ich samopoczucie oraz podejście do firmy. Element ludzki jest jednym z najważniejszych w każdej firmie.

Musisz pamiętać, że głównym celem oceny pracowniczej jest sprawdzenie kompetencji i tego, jak skutecznie pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków. Jest to sposób na zmierzenie jego efektywności i wiąże się z konkretnymi działaniami decydującymi o przyszłości pracownika w firmie. Nic więc dziwnego, że jest to niezwykle stresujący proces dla większości pracowników.

Zacznij więc od zbudowania dobrych relacji z pracownikami. Pracownicy muszą wiedzieć, że przełożony nie jest wrogiem, który tylko czeka aż się potkną. Budując pozytywne więzi z pracownikami zwiększasz ich przywiązanie do firmy, co może skutkować poprawą wyników. Zadowolony pracownik, to wierny i zaangażowany pracownik. A pracodawca powinien przede wszystkim wzbudzać wśród pracowników szacunek, nie strach. Firma jest niczym ogromna maszyna, a pracownicy to poszczególne części – wszystkie muszą dobrze działać, aby maszyna mogła pracować. Zadbaj o to, aby wszyscy dobrze się czuli w pracy, a na pewno zauważysz zwiększenie zysków.

Uświadom pracownikom, że ocena okresowa jest tylko podsumowaniem ich pracy w danym okresie i to oni sami kształtują jej wygląd. Oceny zaś wskazują pracodawcy drogę, którą powinien podążać. Być może po przeanalizowaniu wyników okaże się, że dany pracownik lepiej pasuje do innego stanowiska albo potrzebuje dodatkowego szkolenia. Niech pracownicy wiedzą, że rozwijanie ich kompetencji, choć potrafi być kosztowne, przynosi firmie wymierne korzyści.

Ze strony pracodawcy warto jest zainteresować się narzędziami, które mogą usprawnić przeprowadzenie oceny. Narzędzia powinny być proste i powinny umożliwiać jak największą automatyzację procesu. Dlatego zanim zabierzesz się za ocenę pracownika upewnij się, że masz odpowiedni LMS, który ułatwi regularne przeprowadzanie ocen okresowych.

Ocena opisowa pracownika – przykłady i jak często przeprowadzać oceny

Jaki sposób oceniania wybrać i które metody są najlepsze? Odpowiedź na te pytania nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od profilu prowadzonego przedsiębiorstwa, celów oraz samych pracowników. Dobór oceny okresowej spoczywa na barkach pracodawcy, który najlepiej wie, czego oczekuje od swojej firmy. Można jednak założyć, że ocena raz do roku sprawdzi się jedynie w naprawdę dużych firmach. Bardzo ciężko jest jednorazowo podsumować cały rok nie mając ocen cząstkowych, więc tego typu oceny mogą być niesprawiedliwe. Duże firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie osób z zewnątrz, które przeanalizują osiągnięcia pracowników.

Najczęściej wybierane oceny pracowników to oceny miesięczne, kwartalne i półroczne. Każda z nich ma swoje zalety i wady, więc musisz zastanowić się, jaki system najlepiej Ci odpowiada. Comiesięczne oceny oznaczają, że zawsze będziesz trzymać rękę na pulsie, co umożliwi Ci szybką reakcję na błędy pracowników. W ten sposób nie dopuścisz do ich eskalacji. Może jednak skutkować zmniejszeniem zaufania pracowników, którzy mogą myśleć, że przełożony wątpi w ich kwalifikacje i umiejętności.

Oceny kwartalne, czyli przeprowadzane co trzy miesiące, dają szerszy obraz działań pracowników i nie są tak stresujące, jak oceny comiesięczne. Wiążą się jednak z większą ilością danych, które należy skompilować i przeanalizować.

Oceny półroczne to jeszcze większa ilość danych oraz mniejsza kontrola nad działaniami pracowników. Taki sposób oceniania oznacza, że przy dużej ilości zadań błędy są wyłapywane z opóźnieniem. Czy oznacza to, że tego typu ocena okresowa jest złym rozwiązaniem? Nie! Jeżeli Twoja firma realizuje duże projekty, w których standardem jest powolny, ale systematyczny postęp, to ocena półroczna spełni swoje zadanie.

Wybierając sposób oceniania nie zapominaj, że oceny okresowe są nie tylko dla firmy, ale też dla pracowników. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji zastanów się, czy wybrany sposób oceniania motywuje pracowników, czy może wręcz przeciwnie. Być może dobrym rozwiązaniem będzie przeprowadzenie wśród pracowników anonimowej ankiety, aby zobaczyć, co myślą na ten temat.

Ocena pracownicza – ocena roczna pracownika

Przyjrzyjmy się nieco bliżej rocznej ocenie. Ocena roczna pracownika powinna opierać się na analizie wyników i osiągnięć z całego roku. Nie musi to być typowa ocena okresowa, a jedynie podsumowanie w oparciu o oceny cząstkowe. Na jej podstawie można zadecydować o bonusie rocznym i ustalić cele dla pracownika na następny rok. Sprawa komplikuje się nieco, gdy w firmie przeprowadzana jest tylko jedna ocena okresowa pod koniec roku. Oznacza to poświęcenie większej ilości czasu na analizę osiągnięć pracownika oraz przyjrzenie się błędom, które popełnił. Wydaje się to znajome, ale w tym przypadku mówimy o danych z całego roku. Brzmi przytłaczająco? Właśnie dlatego pracodawcy często odchodzą od tego modelu. Z jednej strony możliwe jest, że ten rodzaj oceny będzie niezwykle szczegółowy, jeśli oceniający poświęci każdemu pracownikowi dużo uwagi. Istnieje jednak ryzyko pominięcia ważnych kryteriów ze względu na czas, który upłynął. W ciągu roku może mieć miejsce wiele małych, ale istotnych dla rozwoju pracownika sytuacji, o których warto pamiętać. Teoretycznie pracodawca powinien konsekwentnie zbierać informacje o pracownikach, ale może to być nierealne.

No dobrze, ale jak powinna wyglądać ocena roczna pracownika, co w niej wpisać i czy mamy jakieś przykłady dobrej oceny? Postanowiliśmy zobrazować ten problem na podstawie pracownika biurowego.

Ocena pracownika biurowego – przykład

Ocena okresowa pracownika biurowego może wydawać się trudniejsza niż w przypadku np. pracownika fizycznego. Chociaż pracownik biurowy zawsze powinien mieć jasno określone cele i zadania, to ocenienie ich realizacji może stanowić problem. Zwłaszcza, jeśli projekt opiera się na współpracy kilku osób. W takiej sytuacji warto zasięgnąć opinii współpracowników lub bezpośredniego przełożonego, aby dowiedzieć się, jak bardzo pracownik jest zaangażowany w pracę. Umożliwi to stworzenie wyczerpującej oceny okresowej, która będzie przydatna zarówno firmie, jak i pracownikowi.

Jeżeli zdecydujesz się na pisemną ocenę pracownika biurowego na wstępie musisz opisać jego obowiązki. Jest to istotny aspekt ewaluacji, ponieważ są to kryteria, które weźmiesz pod uwagę przygotowując ocenę okresową.

W ocenie pochyl się nad tym, czy pracownik skutecznie wykonał powierzone mu zadania i czy zrobił to w wyznaczonym czasie. Nigdy nie skupiaj się na samych słabych punktach – oceny okresowe nie są krytyką pracownika. Mają stanowić motywację do zmian oraz pochwałę, gdy pracownik dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków. Oto przykład części oceny pracownika:

Rodzaje oceny okresowej

Pomijając częstotliwość przeprowadzania oceny okresowej pracowników, można również wybierać między jej rodzajami. Do wyboru mamy cztery rodzaje podstawowe oceny pracownika. Rodzaje różnią się liczbą osób, które dokonują oceny. Wybór odpowiedniej oceny zależy nie tylko od charakteru firmy, ale też jej rozmiaru.

1. Ocena 90 stopni: jest to najprostszy do przeprowadzenia system oceniania. Pracownika ocenia tylko jedna osoba, najczęściej jest to przełożony lub wyznaczona przez niego osoba.
2. Ocena 180 stopni: w tym przypadku pracownika ocenia przełożony oraz jeszcze jedna osoba, a jest nią sam pracownik. Czyli pracownik musi dokonać refleksji na temat swojej własnej efektywności i kompetencji. Dzięki temu pracodawca poznaje punkt widzenia swoich pracowników.
3. Ocena 270 stopni: w tej sytuacji źródła są trzy. Ponownie ocenę wystawia pracodawca, pracownik oraz jego współpracownicy.
4. Ocena 360 stopni: ten rodzaj oceny wymaga największego zaangażowania i najczęściej dotyczy jedynie pracowników wyższego szczebla. Informacje są bowiem zbierane od pracodawcy, pracownika, współpracowników oraz podwładnych ocenianego. Można również pokusić się, w miarę możliwości, o zebranie opinii od klientów.

Opisowa ocena pracownika – przykłady i sugestie

Wbrew temu, co może się wydawać, oceny okresowe pracownika nie muszą być opisowe. Możesz zdecydować się na ocenę ustną, jednak wtedy nie znajdzie się ona w dokumentacji. Jeśli chcesz nadać ocenie charakter oficjalny, musisz przeprowadzić ocenę pisemną, którą umieścisz w aktach. Kopia oceny musi oczywiście trafić do zainteresowanego pracownika. Jednak ocena pisemna nie jest jednoznaczna z oceną opisową. Możesz bowiem zastosować skalę, wtedy w arkuszu oceny znajdą się jedynie informacje o pracowniku, wybrane kryteria oraz otrzymane punkty/oceny. Zarówno przygotowanie, jak i analiza typu oceny pisemnej zajmuje mniej czasu, jednak nie przekazuje ona tylu informacji, co ocena opisowa.

Chociaż przy ocenianiu kompetencji trudno jest zachować całkowitą obiektywność, postaraj się skupić na ocenie efektywności pracownika, a nie jego charakteru. Istotne jest to, jak pracownik radzi sobie w kontaktach ze współpracownikami i klientami, a nie Twoja osobiste sympatie lub antypatie. Staraj się jak najbardziej unikać słownictwa, które jest nacechowane emocjonalnie.

W ocenie podsumuj osiągnięcia pracownika, a pisząc o negatywnych aspektach jednocześnie określ, jak pracownik może zmienić się na lepsze. Raz jeszcze powtarzamy, że ocena okresowa powinna zachęcać do podnoszenia kwalifikacji, a nie demotywować pracownika.

Ustaliliśmy już, że ocena pracownicza może być czasochłonna, a nie każdy pracodawca może sobie na to pozwolić. Na szczęście rozwój technologii oznacza, że pojawiają się nowe rozwiązania. Aby ułatwić sobie pracę możesz skorzystać z narzędzi, które przyspieszą cały proces. Jednym z nich jest na przykład iSpring Learn. Program umożliwia przypisywanie pracownikom zadań, a także łatwe i skuteczne monitorowanie procesu nauki bez zaawansowanej wiedzy technologicznej. Dużą zaletą jest to, że nie musisz od razu decydować się na zakup, ponieważ iSpring Learn oferuje darmowy okres próbny.

Jak powinna wyglądać opisowa ocena pracownika?

Jeżeli liczysz na jeden, uniwersalny wzór, to musimy Cię rozczarować. Nie istnieje. Każdy opis musi wyglądać trochę inaczej. Dobór kryteriów oceniania zależy od profilu firmy i od tego, co chcesz sprawdzić, a także od stanowiska ocenianego pracownika. Elementy stałe oceny pracowniczej to dane pracownika, stanowisko i wykaz kryteriów. Dobór kryteriów zależy już od sprawdzającego, ale przedstawimy kilka standardowych, abyś mógł przygotować swój własny wzór oceny.

W ocenie okresowej warto zawrzeć informację o tym, czy pracownik potrafi samodzielnie pracować i nie potrzebuje ciągłego wsparcia innych osób. Nie mówimy tu rzecz jasna o pracy w grupie, która z definicji polega na współpracy. Chodzi o wykonywanie własnych obowiązków bez pomocy innych pracowników. Większość zawodów wymaga sporej samowystarczalności.

Kolejnym z kryteriów może być umiejętność zarządzania czasem pracy. Czy pracownik umie zaplanować swoją pracę? Czy wie, którym zadaniom nadać priorytet i którym należy poświęcić więcej czasu oraz czy kończy zadania w terminie? Jeżeli przeprowadzasz ocenę pracowników na stanowiskach kierowniczych, to powinna się w niej znaleźć informacja o umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi. Czy pracownik potrafi kierować zespołem i skutecznie motywować ludzi do pracy? Czy okazuje im szacunek i czy sam wzbudza szacunek wśród pozostałych pracowników?

Dobrzy pracodawcy rozumieją, jak ważna jest pozytywna atmosfera w pracy. Dlatego nie zapomnij uwzględnić w kryteriach tego, jak wyglądają relacje pracownika ze współpracownikami. Czy jest osobą pokojową? Czy próbuje załagodzić sytuację, czy też dąży do konfliktów? Jak już wspomnieliśmy, chodzi tu tylko o zachowania, które wpływają – negatywnie lub pozytywnie – na atmosferę w pracy. Nie krytykuj więc osób cichych i introwertycznych, ponieważ są to cechy ich osobowości. Możesz jednak zwrócić uwagę na zbyt głośne i nie dostosowane do sytuacji zachowanie.

Wreszcie, w ocenie warto pochylić się nad wiedzą pracownika oraz podnoszeniem jego kompetencji. Czy pracownik posiada umiejętności i wiedzę specjalistyczną, która jest niezbędna na jego stanowisku? Oraz czy rozwija swoje kompetencje, aby nie wypaść z obiegu wiedzy? Czy wychodzi z inicjatywą?

Konsekwencje oceny pracowniczej: podwyżka, awans, czy może zwolnienie?

Zauważyliśmy, że pracownicy nie powinni obawiać się oceny okresowej i dalej to podtrzymujemy. Nie oznacza to jednak, że nie ma ona wpływu na ich karierę i pozycję w firmie. Jeżeli pracownik regularnie otrzymuje pozytywne oceny, ponieważ dobrze wykonuje swoje obowiązki, pracodawca powinien rozważyć przyznanie mu premii lub podwyżki. Jeśli zaś pracownik nie tylko dobrze wykonuje pracę, ale stale się rozwija i wychodzi przed szereg, warto rozważyć awans.

Co jednak, jeśli pracownik otrzyma ocenę, w której przeważają negatywne komentarze? To chyba oczywiste, że jedna negatywna ocena nigdy nie powinna decydować o losie pracownika. Pracownicy miewają słabsze okresy, które mogą być uzasadnione problemami w życiu prywatnym lub złą atmosferą w pracy. Czasami to przełożeni ponoszą winę za słabe wyniki, ponieważ nie dostosowują zleconych zadań do kompetencji pracownika. Pracodawca powinien dotrzeć do sedna problemu i zaradzić mu w miarę możliwości.

Może być też tak, że ocena okresowa wykaże, że pracownik sprawdziłby się lepiej na innym stanowisku. W tej sytuacji warto przenieść pracownika, zamiast szukać i wdrażać kogoś innego. Zawsze daj pracownikowi szansę na wykazanie się.

Jeśli jednak pracownik systematycznie otrzymuje negatywne oceny i nie wykazuje chęci zmiany, to prawdopodobnie będzie trzeba go zwolnić. Dodatkowe szkolenia mają sens tylko wtedy, gdy pracownik jest zainteresowany dalszym rozwojem. Jeśli jednak nie uda się dojść do porozumienia z pracownikiem, zwolnienie uchroni firmę przed dalszymi stratami.

Podsumowanie

Jak widać, sama kwestia oceniania pracowników jest złożonym tematem, ponieważ pod uwagę należy wziąć różne kryteria, cele firmy i metody. Przełożony i dział HR muszą poważnie podejść do tego dosyć delikatnego, ale niezwykle istotnego dla firmy tematu. Oceny okresowe nie tylko decydują o dalszym losie pracowników i ich roli, ale mają też wpływ na przyszłość i rozwój przedsiębiorstwa. Mamy nadzieję, że artykuł pomógł Ci docenić wagę oceny okresowej pracowników oraz pokazał, na co warto zwrócić uwagę. A także jak się przygotować do tego wymagającego zadania.

Pamiętaj jednak, że o ile ocena pracownicza wymaga sporego wysiłku, to tworzenie narzędzi do niej nie musi być trudne. Dobór odpowiedniego oprogramowania sprawi, że przygotowanie profesjonalnie wyglądających ankiet, testów i wywiadów zajmie Ci tylko chwilę. Dzięki iSpring Learn ewaluacja kwalifikacji przebiegnie bezboleśnie, więc będziesz mógł skupić się na tym, co najważniejsze, zamiast stresować się technologią. Skorzystaj z darmowego okresu próbnego iSpring Learn, aby ocena pracownicza nie spędzała Ci snu z powiek.