Preboarding (pre-onboarding): Przygotowanie nowych pracowników do sukcesu

Pracownicy spędzają obecnie mniej czasu z pracodawcami i współpracownikami niż kiedykolwiek wcześniej. Aktualny sposób pracy niesie ze sobą własne możliwości i wyzwania, a jednym z tych wyzwań jest nawiązanie więzi z nowymi pracownikami. Nie można tego lekceważyć, ponieważ droga pracownika do zaangażowania w misję, kulturę i wartości organizacji nie zaczyna się pierwszego dnia. Zaczyna się dużo wcześniej – podczas rekrutacji.

Co można więc zrobić, aby zmotywować nowych pracowników i szybko sprawić, aby poczuli się komfortowo, zanim jeszcze rozpoczną onboarding? Tutaj wkracza pre-onboarding. Programy onboardingowe pozwalają firmom skrócić czas potrzebny pracownikom na osiągnięcie produktywności i zwiększyć retencję. Z kolei pre-onboarding przygotowuje grunt pod pomyślne przeprowadzenie tego procesu.

Czym jest pre-onboarding (preboarding)?

Zacznijmy jednak od podstaw i odpowiedzmy na pytanie, „Czym jest pre-onboarding”?

Pre-onboarding to okres między przyjęciem przez pracownika oferty pracy a jej pierwszym dniem. 

Możesz myśleć o pre-onboardingu (zwanego również preboardingiem) jako o podsekcji nadrzędnego procesu onboardingu. Ważne jest, aby nie mylić pre-onboardingu z onboardingiem – chociaż pojęcia te są podobne, są odrębnymi częściami ścieżki nowego pracownika. Przyjrzyjmy się bliżej tym różnicom.

Pre-onboarding (preboarding) vs. onboarding

Onboarding można zdefiniować jako okres między pierwszym dniem pracy nowego pracownika a końcem okresu wdrażania go do firmy. 

W zależności od konkretnego stanowiska i firmy, ten okres może trwać od jednego dnia aż do końca pierwszego roku zatrudnienia. 

Co do zasady, onboarding może obejmować:

• Wprowadzenie do organizacji
• Wypełnianie formularzy administracyjnych, takich jak listy płac i podatki
• Zapisanie pracownika do ubezpieczenia firmowego i emerytalnych planów oszczędnościowych
• Przekazanie komputera, firmowego adresu e-mail, kart dostępu i innych niezbędnych rzeczy do pracy
• Zapoznanie się z polityką i procedurami firmy opisanymi w regulaminie pracowniczym
• Poznanie schematu organizacyjnego i protokołów firmy
• Przekazanie przeglądu konkretnych wymagań dotyczących zgodności z przepisami obowiązującymi w danej branży i firmie
• Wprowadzenie do konkretnego stanowiska/roli

„Pre-onboarding pracowników” odnosi się do każdego procesu, który Twoja organizacja wdraża od momentu, gdy kandydat zaakceptuje ofertę pracy, aż do pierwszego dnia pracy. 

Być może zauważyłeś, że zadania wymienione w ramach onboardingu nie mają tak naprawdę żadnego korzystnego wpływu na doświadczenia pracowników pierwszego dnia. Można też uznać je za „marnujące czas” zadania administracyjne, które mimo wszystko należy wykonać. Właśnie dlatego idealnie nadają się do preboardingu, ponieważ dzięki nim pierwszy dzień pracy może zostać poświęcony na wartościowe szkolenie.

Korzyści z preboardingu (pre-onboardingu)

Oto niektóre z najważniejszych zalet programu preboardingowego: 

Zwiększone zaangażowanie pracowników w działalność firmy 

Wykorzystując właściwą komunikację i podejście możesz od samego początku budować relacje z nowymi pracownikami oraz wzmacniać ich lojalność oraz zaangażowanie w kulturę korporacyjną i markę.

Zmniejszona rotacja

„Rotacja nowych pracowników” może stanowić mniejszy problem na globalnym rynku pracy, ale w nowej gospodarce na żądanie jest bardzo wysoka. Business Insider donosi, że niektórzy pracodawcy zatrudniający pracowników wedle potrzeb – obecnie w pewien sposób dotyczy to większości organizacji – mogą mieć rotację sięgającą nawet 500% rocznie. Przemyślany preboarding może pomóc zmniejszyć wczesną rotację nawet w przypadku pracowników kontraktowych, którzy prawdopodobnie nie będą długo z Tobą pracować.

Lepsze wrażenia z pierwszego dnia

Prawidłowo zaplanowany i przeprowadzony, pre-onboarding może sprawić, że pierwszy dzień pracy nowego pracownika będzie naprawdę dobry. Można to osiągnąć skupiając się na tym, co naprawdę istotne. Zajęcie się biurokracją może być ważne, ale nie zapomnij również skupić się na zachęcaniu pracownika do budowania relacji ze współpracownikami. Kiedy ludzie czują się zaangażowani, zwiększa się prawdopodobieństwo, że poczują się częścią czegoś większego, dzięki czemu pierwszy dzień będzie wspaniały.

Pomaga uniknąć zdenerwowania

Jednym z głównych powodów, dla których pierwsze dni są tak stresujące, jest tak poczucie niepewności. Pracownicy znajdują się w nieznanej sytuacji, która może być zaostrzona przez ich fizyczną nieobecność, więc będą mieli wiele pytań: 

• Jak komunikować się ze współpracownikami nieformalnie i formalnie? 
• Jak działa oprogramowanie i inne systemy współpracy online? 
• Co mam zrobić w czasie przerwy obiadowej? A właściwie… co oni powinni zrobić w czasie przerwy obiadowej? Wcale nie dodaliśmy tego, żeby Cię zmylić. Być może nowi pracownicy nie będą rozmyślać nad tym, do której lokalnej kanapkarni lub kawiarni pójść. Ani nad etykietą korzystania z kuchenki mikrofalowej w pokoju socjalnym. Mimo to prawdopodobnie nadal mają bardzo realne obawy dotyczące tego, kiedy mogą zrobić sobie przerwę, jak długa ona będzie itp.

Pre-onboarding umożliwia zajęcie się tymi kwestiami. 

Bardziej produktywni pracownicy – ​​szybciej

Ustaliliśmy już cel dobrego procesu pre-onboardingu, którym jest zadbanie o to, aby nowi pracownicy czuli się zaangażowani w Twoją organizację. Gdy pracownicy nie marnują czasu na podstawowe zadania administracyjne, mogą od razu zająć się tym, co najważniejsze. Oznacza to odbycie szkoleń wewnętrznych i inne zadania bezpośrednio związane z pracą.

Jak przygotować i wdrożyć preboarding (pre-onboarding) online

Pre-onboarding nie służy jedynie do tego, aby zapewnić nowym pracownikom jak najlepsze doświadczenia. Ma również ogromny wpływ na biznes. Przyjrzyjmy się, jak krok po kroku przygotować preboarding online.

Stwórz listę kontrolną pre-onboardingu

Zanim rozpoczniesz tworzenie programu, dobrze jest przygotować listę kontrolną pre-onboardingu z różnymi zadaniami, które należy ukończyć, aby program mógł działać. Może ona obejmować takie rzeczy, jak sprawdzenie, czy przesłano prośbę o konta IT oraz czy wszystkie zaplanowane wiadomości zostały wysłane.

Przykład listy kontrolnej pre-onboardingu

Przypisz nowemu członkowi zespołu współpracownika do pomocy 

Zadbaj o to, aby nowy pracownik miał do pomocy kogoś z firmy. Przedstaw go komuś z kim mógłby blisko współpracować wirtualnie. Prawdopodobnie będzie miał wiele pytań, ale może powstrzymywać się z obawy, że zadaje ich zbyt wiele.

Wyślij informację o nowym pracowniku do całej firmy

Aby ogłosić przybycie nowego członka zespołu, wyślij wiadomość przedstawiającą pracownika. Ważna jest treść wiadomości: możesz krótko opisać historię zatrudnienia nowego pracownika i powiedzieć, kiedy rozpoczyna pracę. Dodatkowo możesz udostępnić jego profil społecznościowy, aby zespół mógł się z nim zapoznać.

Przykład przedstawienia nowego pracownika

Pozostań w kontakcie zanim pracownik zacznie pracę

W zależności od sytuacji, pracownik może rozpocząć zatrudnienie w ciągu jednego dnia lub dwóch miesięcy. Okres pre-onboardingu może być dłuższy – na przykład w przypadku pracowników wyższego szczebla z dłuższym okresem wypowiedzenia u obecnego pracodawcy. W tej sytuacji skontaktuj się z nimi w trakcie jego trwania.

Utrzymywanie kontaktu ma kluczowe znaczenie. Jeśli go nie ma między złożeniem oferty a datą rozpoczęcia, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że kandydaci rozważą inne oferty. Mogą również kontynuować rozmowy kwalifikacyjne u innych pracodawców.

Udostępnij regulamin firmy i dostępne świadczenia

Jeśli istnieje podręcznik operacyjny, regulamin firmy i/lub przewodnik po świadczeniach, koniecznie przekaż go nowemu pracownikowi przed rozpoczęciem pracy. W ten sposób będzie mógł zapoznać się z kulturą, dodatkami i polityką firmy. Pomoże mu to zrozumieć, co oferuje firma i czego może oczekiwać od Ciebie jako pracodawcy.

Przypisz kurs online do pre-onboardingu

Indywidualny preboarding i szkolenie każdego nowego pracownika może być czasochłonne i kosztowne. Dlatego wiele organizacji decyduje się na szkolenie pre-onboardingowe lub przynajmniej części tego procesu online.

Asynchroniczny program szkoleniowy online dla nowych pracowników ma wiele zalet. Jest również wielokrotnego użytku, więc można przygotować kurs online raz i udostępnić go wszystkim nowym pracownikom.

Trzeba zrobić kilka rzeczy, aby poprawnie ukończyć ten etap.

Krok 1: Zaprojektuj program szkoleniowy dla nowych pracowników

Treść programu preboardingowego dla nowych pracowników jest elastyczna, ale generalnie można ją podzielić na dwa kluczowe obszary: 

• Szkolenie powitalne: Uwzględnij tematy dotyczące kultury, wartości i misji firmy, głównego zespołu zarządzającego, niektórych ważnych zasad i regulacji obowiązujących w firmie itp.
• Szkolenie z zakresu zgodności: Przedstaw informacje i umiejętności związane ze spełnianiem i utrzymywaniem zgodności z przepisami, specyficzne dla Twojej branży. 

Oto przykład kursu wprowadzającego dla wszystkich nowych pracowników dołączających do organizacji:

Krok 2. Przygotuj materiały szkoleniowe

Jeśli dopiero rozpoczynasz przygodę z tworzeniem kursów i szkoleń online, przygotowanie kursu pre-onboardingowego może wydawać się dużym wyzwaniem. Dobra wiadomość jest taka, że dzięki najlepszym narzędziom do tworzenia treści możesz łatwo i szybko samodzielnie przygotować kursy online.

Weźmy na przykład iSpring Suite. Dzięki temu zestawowi nowoczesnych narzędzi do tworzenia kursów e-learningowych możesz tworzyć piękne i angażujące kursy. Nawet, jeśli nie masz doświadczenia w zakresie rozwoju technicznego. iSpring Suite to bogaty w funkcje, a jednocześnie łatwy w użyciu zestaw narzędzi do tworzenia treści. Umożliwia tworzenie tradycyjnych kursów opartych na slajdach, testów i quizów, filmów i screencastów, symulacji dialogów oraz interaktywnych modułów mikroedukacyjnych. Wszystko to w ramach jednego interfejsu.

A teraz przyjrzyjmy się przykładom treści kursów preboardingowych, które można stworzyć z pomocą iSpring Suite.

Wideo 

Stwórz profesjonalnie wyglądające powitanie i wprowadzenie do organizacji bezpośrednio od dyrektora generalnego, innego wysoko postawionego współpracownika lub wykorzystując dowolny zestaw materiałów filmowych, elementów wyświetlanych na ekranie i dźwięku, który pasuje do Twojej marki.

Tego typu filmy można łatwo stworzyć w iSpring Suite. Dzięki nim przekaz będzie miał bardziej osobisty charakter, co może pomóc nawiązać osobistą więź z pracownikiem. Pomoże mu również zrozumieć wartości oraz cele organizacji.

Kursy oparte na slajdach

Być może masz już treści w programie PowerPoint, które możesz wykorzystać ponownie do pre-onboardingu. Możesz również od podstaw przygotować szybki kurs oparty na slajdach. Niezależnie od tego, co wybierzesz, nie bez powodu tego typu kursy są standardem e-learningowym. Przygotowanie ich jest szybkie i łatwe, i są znane uczniom. Pomyśl o nich jak o prezentacji, którą można przeglądać we własnym tempie. Prezentacja ta zostaje jednak wzbogacona o dodatki, takie jak klikalne przyciski, animacje, punkty aktywne i elementy, które można odkrywać.

Slajd z kursu powitalnego przygotowanego w iSpring Suite

Quizy

Podczas pre-onboardingu nowych pracowników niezwykle ważne jest sprawdzenie, czy przekazywane przez Ciebie informacje są zapamiętywane. Dzięki temu unikniesz powtarzania ich na etapie onboardingu lub podczas późniejszych szkoleń.

Jest to szczególnie ważne w przypadku informacji dotyczących zgodności z przepisami, które mogą podlegać przepisom i normom federalnym lub stanowym, takim jak HIPAA lub regulacje dotyczące miejsca pracy OSHA CFR1920.

Slajd z quizu szkoleniowego z zakresu zgodności utworzonego przy użyciu iSpring Suite

Interaktywne moduły

„Interaktywna lekcja” to lekcja e-learningowa, z którą użytkownik wchodzi w interakcję bezpośrednio za pomocą myszy lub ekranu dotykowego. Zazwyczaj są to krótkie, odrębne lekcje, które różnią się od modułów opartych na slajdach tym, że mają wyższy poziom interaktywności. Mogą też być mniej liniowe.

Ręczne tworzenie elementów interaktywnych może być czasochłonne ze względu na konieczność zaprogramowania zmiennych, wyzwalaczy i innych elementów programowych. Jednak dzięki narzędziom, takim jak iSpring Suite możesz tworzyć je bardzo szybko i intuicyjnie, korzystając z szablonów. Możesz wypróbować program za darmo przez 14 dni.

Na przykład możesz stworzyć interaktywną oś czasu, która będzie podkreślać kluczowe punkty i osiągnięcia w historii Twojej firmy. Oto przykład takiego rozwiązania:

Krok 3. Udostępnij treści swoim pracownikom

Gdy kurs preboardingowy jest gotowy, musisz w jakiś sposób udostępnić go nowym pracownikom. Najlepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku system zarządzania nauczaniem (LMS). LMS jest zaprojektowany tak, aby proces konfiguracji i dostarczania był jak najłatwiejszy i najbardziej usprawniony. Pozwoli Ci zautomatyzować wiele funkcji, takich jak wysyłanie zaproszeni, przypisywanie kursów i monitorowanie wyników.

Jeśli organizacja nie ma jeszcze LMS, Jeśli nie używasz jeszcze LMS w swojej firmie, możesz wypróbować iSpring Learn. Program pozwoli Ci szybko utworzyć i przypisać ścieżkę pre-onboardingu i skonfigurować kursy, aby dostarczyć je nowym pracownikom. Możesz wypróbować to narzędzie dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu iSpring Learn na 30 dni. 

Dużą zaletą korzystania z LMS jest to, że nowi pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do szkolenia online w dowolnym miejscu i czasie. Osobom, które chcą przeglądać kurs za pośrednictwem smartfona lub tabletu, iSpring Learn oferuje dostosowane środowisko mobilne. Obejmuje ono natywną aplikację umożliwiającą uczestnikom udział w kursach nawet w trybie offline.

Możliwości są nieograniczone, gdy LMS zostaje połączony z narzędziem do tworzenia treści. Zapewnia to prawdziwą elastyczność w tworzeniu skutecznych programów pre-onboardingowych.

Zadbaj o podstawy

Podaj nowemu pracownikowi adres e-mail i inne dane logowania do konta w cyfrowym środowisku pracy i narzędziach Twojej firmy. To ważne, aby mógł się zalogować już pierwszego dnia pracy.

Wyślij wiadomość e-mail pierwszego dnia

Zanim pracownik rozpocznie pracę, wyślij wiadomość e-mail zawierającą wskazówki dotyczące pierwszego dnia. Mogą to być wskazówki dotyczące technologii, zaproszenia w kalendarzu na spotkania wprowadzające, sesje wprowadzające i sesje budowania więzi w zespole.

Zapewnij FAQ

Przygotowanie listy z często zadawanymi pytaniami (FAQ) dla nowo zatrudnionych przed pierwszym dniem pokaże, że zależy Ci na ich pierwszych doświadczeniach. Pomoże również zmniejszyć odczuwany przez nich niepokój.

Wnioski

Na tym kończymy nasze spojrzenie na preboarding pracowników w firmie, odrębny, ale ściśle powiązany z onbardingiem proces. Może nie jest tak dobrze znany, ale mamy nadzieję, że udało nam się pokazać jego istotę i korzyści dla organizacji.

Szkolenie w ramach pre-boardingu można łatwo przeprowadzić za pomocą iSpring Learn LMS. Przetestuj podstawowe funkcje tego narzędzia dzięki bezpłatnej wersji próbnej. 

Czy prowadziłeś kiedyś program pre-onboardingowy lub dopiero to rozważasz? Jeśli tak, chętnie poznamy Twoje przemyślenia w sekcji komentarzy.