Szkolenia zdalne: Jak wprowadzić je do firmy

Szkolenia zdalne są obecnie gorącym tematem, głównie dlatego, że znalazły się w centrum zainteresowania w odpowiedzi na kryzys COVID-19. Publiczne i prywatne firmy zostały zmuszone do przyjęcia modelu szkolenia na odległość, ale prawie bez przygotowania i czasu na realizację. 

Ta nagła zmiana sprawiła, że przyzwyczajone do tradycyjnych szkoleń firmy mają problem z wprowadzeniem niezbędnych szkoleń przystosowanych do pracowników zdalnych. Nowe zasady oznaczają, że wielu pracowników – i ich szkoleniowców– pracuje poza biurem i po raz pierwszy są od siebie oddzieleni. Wyzwanie to nasila się, gdy zaplanowane szkolenia muszą zostać nakierowane na zdalne dostarczanie zadań i projektów w pracy.

W tym artykule pokażemy Ci, jak wprowadzić szkolenie zdalne oraz podzielimy się najlepszymi praktykami, jak to zrobić szybko i skutecznie. Jeśli brak Ci doświadczenia, musisz odświeżyć wiedzę lub chcesz zwiększyć zaangażowanie uczestników, znajdziesz tu szybkie i wydajne sposoby nauczania zdalnego.

Czym są szkolenia zdalne?

Szkolenie pracowników to działanie polegające na podnoszeniu wiedzy i umiejętności pracowników do wykonania określonego zadania lub celu w pracy. Realizuje się je poprzez programy szkoleniowe – oficjalną działalność edukacyjną inicjowaną przez firmę. Wprowadzając szkolenie zdalne zaczynasz celowo zarządzać nauczaniem w firmie i dopasowujesz je do swoich celów biznesowych. Celami szkolenia mogą być:

• Zmniejszenie rotacji personelu;
• Zwiększenie liczby zamkniętych transakcji lub podniesienie ich wartości;
• Poprawa obsługi klienta, itd.

Wszystkie te cele i wiele więcej można osiągnąć poprzez efektywne nauczanie zdalne.

Przewodnik krok po kroku jak wprowadzić szkolenia zdalne

Szkolenie zdalne można przeprowadzić wykorzystując różne metody i sposoby. To, jaka forma szkolenia będzie najlepsza, będzie zależeć od potrzeb firmy. Oto kroki, które naszym zdaniem zapewnią płynne i bezproblemowe rozpoczęcie szkoleń zdalnych w pracy.

Krok 1. Wybierz model realizacji szkoleń zdalnych

Kiedy używamy terminu zdalne szkolenie pracowników, pierwszą myślą większości ludzi jest coś na kształt spotkania on-line. To oczywiście popularny model przekazywania wiedzy, ale możliwości jest więcej. Oto krótkie zestawienie dostępnych opcji.

Nauka synchroniczna

Nauka synchroniczna to każda forma szkolenia, w której wszyscy uczniowie uczestniczą jednocześnie. Może to mieć miejsce w trybie on-line lub offline. Jest więc prawdopodobne, że zajęcia prowadzone przez trenera należą do tej kategorii. Ten rodzaj szkolenia jest zależny od czasu – istnieje jeden przedział czasowy, który obejmuje wszystkich uczestników. Jako moderator musisz starannie zaplanować swoje sesje szkoleniowe i upewnić się, że są one zapowiadane w odpowiednim czasie. Jednocześnie uczniowie mogą musieć zarezerwować określony przedział czasowy w harmonogramie, aby wirtualnie uczestniczyć w spotkaniu.

Nauka asynchroniczna

W przypadku tego modelu uczniowie uzyskują dostęp do treści szkolenia we własnym czasie – albo we własnym tempie. Nie ma tu tradycyjnych sal. Rozwiązanie to nie wymaga od uczestników, aby byli na miejscu. Jeśli chodzi o szkolenie zdalne, to nie muszą nawet jednocześnie znajdować się w tej samej przestrzeni do nauki on-line. Do przyswajania wiedzy i ukończenia szkolenia wystarczy im komputer. Nauka asynchroniczna może być również prowadzona bez trenera, tak jak w przypadku większości szkoleń e-learningowych i wideo. Zadaniem trenera może też być jedynie przeglądanie testów albo bycie osobą do kontaktu, aby odpowiadać na pytania on-line. Taka forma szkolenia często wymaga, aby wyniki szkolenia – w formie statusu ukończenia, wyniku czy oceny – były dostarczane przed określonym terminem.

Blended learning lub B-learning

B-learning może pożyczać elementy z modeli synchronicznych i asynchronicznych, i mieszać je ze sobą w celu utworzenia niestandardowego szkolenia. Dzięki swojej elastyczności, rozwiązanie mieszane może najlepiej wpisywać się w potrzeby firmy w przypadku bardziej złożonych wymagań dotyczących szkoleń zdalnych. Na przykład, może zawierać moduł e-learningu i sesję wirtualnej lekcji, wszystko to zaplanowane za pomocą LMS.

Krok 2. Kup niezbędne narzędzia

Faktem jest, że do stworzenia szkoleń zdalnych można posłużyć się posiadanymi już narzędziami. Skype nadaje się do interakcji trenera z uczestnikami. Excel umożliwi monitorowanie uczestników i sprawdzenie, czy ukończyli zadania. Z kolei w programie PowerPoint można przygotować szkielet szkolenia. Niekoniecznie będzie to jednak najlepsze rozwiązanie. Dlaczego? Po pierwsze, bardzo utrudnisz sobie życie, a co ważniejsze, zapewnisz uczestnikom szkolenia gorsze doświadczenia.

Jak wszystko inne, dobrej jakości szkolenie zdalne wymaga inwestycji w odpowiednie narzędzia. Będzie Ci niezbędna co najmniej:

Platforma konferencyjna i webinarowa

Prawdopodobnie zainteresuje Cię oprogramowanie różniące się od tego, które mogłeś wdrożyć w swoich salach konferencyjnych, aby prowadzić szkolenia zdalne. Minimum stanowi platforma z funkcją udostępniania ekranu, rozmów, wymiany plików, zdalnym dostępem do pulpitów i transmisją do wielu pasywnych uczestników.

Istnieją dwa rodzaje platform, które można wykorzystać, aby przeprowadzić nauczanie zdalne lub szkolenie online. Pierwsza to platforma konferencyjna/webinarowa. Druga to dedykowana wirtualna platforma szkoleniowa, która ma o wiele więcej funkcji specjalnie dostosowanych do prowadzenia szkoleń zdalnych. Funkcje te to m.in. wirtualne testy i zajęcia grupowe do pracy grupowej, które zaspokajają u uczestników potrzebę interakcji.

Oto lista opcji dla obu rodzajów platform:

• Konferencje i webinaria: Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho.
• Wirtualne klasy: GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite.

LMS

Równie ważne, co sposób łączenia się z uczestnikami szkolenia zdalnego, jest to, jak będziesz zarządzać, wdrażać i monitorować wysiłki szkoleniowe. W tym miejscu wkracza system zarządzania nauczaniem. Rozwiązanie LMS wyeliminuje, między innymi, pracę związaną z zapraszaniem uczestników na szkolenia zdalne, przypisywaniem materiałów edukacyjnych i śledzeniem wyników.

Jeśli szukasz LMS, który nadaje się dla początkujących, ale oferuje wszystkie niezbędne funkcje do szkoleń zdalnych, możesz wypróbować iSpring Learn. Jest to oparte na chmurze rozwiązanie, które ułatwia i przyspiesza zarządzanie kursami on-line. Wykorzystaj 30-dniowy darmowy okres próbny iSpring Learn, aby zobaczyć, jak wpisuje się w potrzeby Twojej pracy.

Rozwiązanie może pochwalić się narzędziami umożliwiającymi przygotowanie prostych szkoleń zdalnych wykorzystując istniejący już materiał. Zintegrowany materiał obejmuje ilustracje, cytaty i filmy, dzięki czemu w kilka minut możesz zebrać treści szkoleniowe i dostarczyć je pracownikom. iSpring Learn jest również w pełni zintegrowany z zestawem narzędzi autorskich iSpring Suite. Jeżeli chcesz tworzyć bardziej złożone interaktywne szkolenia asynchroniczne, przekonasz się, że rozwiązanie jest wyjątkowo dobrze przygotowane do tworzenia zdalnych szkoleń. Dostępna jest również darmowa wersja iSpring Suite. Przetestuj ją i stwórz swoje pierwsze szkolenia on-line za pomocą pełnej wersji łatwego w użyciu narzędzia autorskiego.

Oprócz tego iSpring Learn jest zintegrowany z Zoom, jedną z platform konferencji internetowych, o których wspomnieliśmy wcześniej. Dzięki temu możesz transmitować swoje filmy i organizować spotkania zdalne bezpośrednio z systemu zarządzania nauczaniem. Zawiera również kalendarz do planowania wideokonferencji, który umożliwia zarządzanie działaniami szkoleniowymi.

iSpring Learn może się również pochwalić silnymi narzędziami do raportowania. Możesz śledzić, jak wygląda wykorzystanie szkoleń przez uczestników oraz monitorować ich obecność na spotkaniach zdalnych.

Narzędzie do tworzenia e-learningu

Narzędzia autorskie umożliwiają przygotowanie szkoleń on-line. Oczywiście można przesyłać PDFy i dokumenty Word do LMS, ale e-learning typu „przewracanie stron” ma niski poziom zaangażowania wśród uczestników. Wybór odpowiedniego narzędzia może pomóc w tworzeniu angażujących szkoleń asynchronicznych, które stanowią prawdziwą wartość dla Twoich pracowników.

Powinieneś szukać narzędzi autorskich opartych na HTML5, które umożliwiają tworzenie łatwych w użyciu interaktywnych treści i obsługują różne formaty wyjściowe. Narzędzie powinno też pakować zdalne szkolenia i sprawiać, że można z nich korzystać na urządzeniach mobilnych, tabletach lub w przeglądarkach. Chociaż urządzenia mobilne stają się coraz popularniejsze, nigdy nie zapominaj o tradycyjnych sprzętach, takich jak komputer stacjonarny. Wszystko to przyczyni się do zmniejszenia problemów technicznych u uczestników zdalnych, którzy chcą po prostu kliknąć link i ukończyć szkolenie.

Na przykład iSpring Suite, o którym wspomnieliśmy powyżej, spełnia wszystkie te wymagania. Dzięki iSpring możesz w ciągu kilku godzin, a nie dni stworzyć angażujące szkolenia z quizami, konwersacjami, symulacjami i interakcjami. Aby jak najszybciej wprowadzić zdalne szkolenie on-line, umożliwia ponowne wykorzystanie istniejących zasobów, np. prezentacji PPT, dokumentów Word i plików PDF. Nawet bardziej złożony materiał, taki jak scenariusz do odgrywania ról w klasie ILT, można przebudować za pomocą szybkiego edytora. Umożliwia to pobieranie szkoleń ILT online i dostarczanie ich zdalnie bez naruszania treści.

Krok 3. Przygotuj materiały do nauki

Ten krok w procesie będzie zależał od rodzaju wybranego podejścia. Najpierw zadaj sobie pytanie: jaka metodyka nauczania zdalnego zostanie użyta w celu dostarczenia treści? Jeśli zdecydowałeś się na synchroniczne nauczanie zdalne, w Twojej gestii będzie przygotowanie prezentacji dla uczestników szkoleń zdalnych. Na potrzeby szkolenia będziesz musiał stworzyć materiały referencyjne, które będą im towarzyszyć lub filmy, które zostaną włączone do szkolenia webinarowego.

W przypadku, gdy zdecydowałeś się na podejście asynchroniczne, prawdopodobnie głównymi treściami, które należy przygotować, będą szkolenia i filmy e-learningowe. Jeśli zdecydujesz się na podejście mieszane, to oczywiście możesz mieć do przygotowania wszystkie te rodzaje materiałów, a nawet więcej.

Dla tych, którzy chcą oprzeć część lub całość szkolenia na e-learningu, nadszedł czas, aby uruchomić narzędzie do tworzenia. Przyjrzyjmy się temu, co można osiągnąć z pomocą iSpring Suite.

iSpring posiada obszerną bibliotekę szablonów szkoleń. Można w niej znaleźć sporo tradycyjnych elementów, takich jak slajdy tytułowe i informacyjne, spisy treści, nawigacja, rozdziały oraz osie czasu. Możesz więc wybrać szablon, który najbardziej Ci się podoba, wypełnić go wszystkimi niezbędnymi informacjami i bardzo szybko rozpocząć szkolenie zdalne.

Oto, jak wygląda kurs online stworzony za pomocą iSpring Suite:

Gdy masz już podstawową zawartość w narzędziu do tworzenia, możesz rozważyć dodanie innych rodzajów treści, takich jak:

• Wideo: Umieszczanie filmów wideo w szkoleniu to szybki sposób na przedstawienie tematu, wyjaśnienie procesu lub przedstawienie niektórych informacji od ekspertów. Można to zrobić za pośrednictwem filmów wideo z domeny publicznej od renomowanych organizacji, takich jak WHO, OSHA i CDC.
• Sondaże, ankiety, oceny i sprawdzanie wiedzy: są świetne, ponieważ pomagają sprawdzić wiedzę uczestników i dowiedzieć się, czy są aktywnie zaangażowani w nauczanie zdalne.
• Symulacja rozmowy: symulacje odgrywania ról są bardzo skuteczne w budowaniu umiejętności komunikacyjnych. To świetny rodzaj treści, jeśli chcesz przeszkolić zespoły sprzedaży i obsługi klienta w pracy.

Krok 4. Wprowadzenie szkolenia

Teraz nadeszła wreszcie pora, aby wdrożyć szkolenie zdalne. Dobrą wiadomością jest to, że ponieważ korzystasz z LMS, konfiguracja powinna być prosta. Wystarczy przesłać szkolenie e-learningowe, ustalić terminy i wysłać zaproszenia do uczestników.

W przypadku szkolenia w wirtualnej klasie w następnym dziale przedstawimy kilka wskazówek, jak prowadzić szkolenie zdalne oraz jak nim zarządzać.

Krok 5. Monitoruj wyniki nauki

Ostatnim krokiem jest monitorowanie wyników szkoleń zdalnych. To, co zdecydujesz się monitorować, będzie zależeć od tego, jakie są potrzeby Twojej firmy. Może to być tylko ukończenie szkolenia i zdobycie wiedzy przez uczestników. Ale możesz chcieć zrozumieć inne wskaźniki, takie jak czas potrzebny na ukończenie szkolenia zdalnego lub wyniki uczniów w poszczególnych testach.

Twój LMS powinien Ci w tym pomóc – na przykład iSpring Learn ma łatwo dostępne, ale bardzo szczegółowe funkcje monitorowania nauki.

Możesz także przyjrzeć się metrykom wirtualnej klasy, aby sprawdzić, czy uczniowie aktywnie biorą udział w sesji. Wskaźnik zaangażowania pokaże, czy ich uwaga jest skierowana na treści i zadania, czy też na inne otwarte okna lub aplikacje.

Najlepsze wskazówki, które sprawią, że zdalne szkolenie będzie skuteczniejsze

Znasz już podstawy tego, jak stworzyć zdalne szkolenie on-line. To dobry początek, ale jest kilka ważnych rzeczy, które możesz zrobić, aby szkolenie zostało dobrze odebrane, skuteczne i angażujące. Nasze wskazówki, które sprawią, że zdalne przekazywanie wiedzy naprawdę zakończy się sukcesem na miarę szkoleń tradycyjnych, a może i większym.

1. Ustal efektywny harmonogram szkolenia

Spójny i przejrzysty harmonogram zachęca do uczestnictwa w szkoleniu, dzięki czemu uzyskasz wyższą frekwencję.

Dzięki przemyślanemu harmonogramowi każdy, kto musi wziąć udział w szkoleniu, będzie miał do niego dostęp w odpowiednim czasie i terminie. Dzięki kalendarzowi LMS można łatwo zarządzać wszystkimi działaniami szkoleniowymi. Zamiast umieszczać raporty dotyczące uczestnictwa i inne informacje w wielu plikach, arkuszach i listach, kalendarz zbiera wszystko w jednej karcie.

2. Przed zajęciami utwórz listę kontrolną

Kiedy prowadzisz zdalne szkolenie on-line, zarządzasz treścią, środowiskiem i doświadczeniem, co stanowi dużą odpowiedzialność. Przygotowanie listy kontrolnej lub planu pomoże Ci w pracy i sprawi, że nie zapomnisz o żadnych istotnych krokach ani wskazówkach.

3. Zdefiniuj proces wsparcia

Kto zapewni pomoc w przypadku, gdy nie można uzyskać dostępu do szkolenia lub połączenie zostanie zerwane i stracisz całą klasę?

Dobre przygotowanie to kluczowy i ważny aspekt procesu tworzenia i przeprowadzania szkoleń zdalnych. Musisz ustalić, kto będzie zajmował się wsparciem podczas sesji. Minimalnym wymogiem, który musi zostać spełniony, jest obecność członka zespołu wsparcia IT, który będzie dostępny online. Musisz przedyskutować z nim, co się stanie w przypadku wystąpienia poważnych problemów ze szkoleniem, jeszcze przed jego rozpoczęciem.

4. Zapewnij bezproblemowy dostęp do szkolenia

W tym przypadku komunikacja jest najważniejsza, więc nie obawiaj się „nadmiernej komunikacji”. Nie mówimy tu o tradycyjnych środowiskach pracy. Dlatego zasadę „zbyt wielu e-maili” należy tym razem zignorować na rzecz upewnienia się, że szkolenie jest zrozumiałe i łatwo dostępne.

Kilka dni wcześniej wyślij e-mail z linkiem do szkolenia i może z jednym lub dwoma zrzutami ekranu z wirtualnej klasy.

Możesz również pokazać uczniom, czego mogą się spodziewać i jak będzie wyglądać wirtualna klasa. Możesz też przygotować „ściągawkę” z funkcji, z których będą musieli korzystać, takich jak wyciszanie mikrofonu, podnoszenie ręki, korzystanie z czatu. Wyślij wiadomość dzień przed zajęciami on-line, a także kilka chwil przed rozpoczęciem szkolenia, aby ponownie wysłać e-mail z adresem URL.

Przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem szkolenia sprawdź, czy Twój komputer dobrze działa oraz czy masz dostęp do platform i systemów. Logowanie powinno być bardzo proste i nadać ton całej sesji, nie powinno być przeszkodą, którą muszą pokonać uczestnicy. Niezbędne jest posiadanie moderatora, który pomoże w problemach z logowaniem i łącznością lub pomoże uczniom, którzy nie nadążają za grupą.

5. Zacznij od wprowadzenia

Podobnie, jak w przypadku sesji ILT, rolą trenera jest ustalenie podstawowych zasad szkolenia zdalnego. Należy wyjaśnić uczniom, czego się od nich oczekuje, aby szkolenie było skuteczne.

Niektóre sugestie dotyczące organizacji szkolenia obejmują:

• Ustalenie, jak radzić sobie z problemami, takimi jak łączność. Na przykład: skorzystaj z funkcji czatu z drugim trenerem lub facylitatorem, jeśli stracisz dostęp do szkolenia.
• Wyłączanie mikrofonu, gdy się z niego nie korzysta.
• Aby zadać pytanie, poprosić o wyjaśnienie lub skomentować, należy skorzystać z funkcji podniesienia ręki i poczekać na odpowiedź.
• Wyciszenie telefonów komórkowych.
• Zamknięcie e-maila i innych okien.

Na początku zdalnego nauczania pokaż kilka slajdów wprowadzających, które opisują funkcje dostępne dla uczniów.

6. Pozostań on-line i oferuj regularne konsultacje lub spotkania

Uczniowie powinni wiedzieć, że po zakończeniu szkolenia mogą skontaktować się z trenerem, aby zadać pytania, rozwiązać problemy, przydzielić zadania itp. Można również zaplanować konsultacje zdalne z, aby omówić te kwestie. Obecność trenera online ma również na celu zaspokojenie potrzeby interakcji z autorytetem w danej dziedzinie, którą często odczuwają uczniowie.

7. Zaangażuj uczniów

W przypadku szkoleń zdalnych zadaniem trenera jest również znalezienie dodatkowych sposobów na zwiększenie zaangażowania uczestników. Jest to o wiele łatwiejsze podczas tradycyjnych szkoleń, ponieważ fizyczna obecność trenera niejako wymusza na uczestnikach skupienie. Co zadziała podczas szkoleń online? Na przykład, można nagradzać pracowników za wykonanie zadania. Często platformy edukacyjne on-line mają wbudowaną funkcję certyfikacji, która automatycznie przyznaje certyfikaty ukończenia szkolenia. Jest to świetny sposób na motywowanie i angażowanie uczniów.

Warto również wziąć pod uwagę wprowadzenie funkcji grywalizacji do szkolenia, takich jak tabele wyników. Pomoże to utrzymać wysokie zaangażowanie uczniów i ustalić kilka kamieni milowych w miarę postępów w sesji.

Podsumowując

Oto koniec głębokiego wglądu w zdalne szkolenie pracowników. Omówiliśmy wiele aspektów tego obecnie bardzo aktualnego tematu i mamy nadzieję, że znalazłeś informacje, które pomogą Ci ulepszyć szkolenia zdalne.

Chcielibyśmy dowiedzieć się, jak przeprowadzasz szkolenia pracowników zdalnych i czy masz do zaoferowania wskazówki, które pominęliśmy w naszym artykule.

Dowiedz się, jak zdalne szkolenie pracowników może zwiększyć efektywność procesów edukacyjnych dzięki iSpring Learn LMS. Skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego, aby całkowicie za darmo wypróbować w praktyce wszystkie wskazówki dotyczące przygotowywania szkoleń online.

Opracowując treści e-learningowe musisz wybrać narzędzie, które wpasuje się w Twoje potrzeby i sprawi, że tworzenie szkolenia będzie łatwym procesem. iSpring Suite to narzędzie autorskie oparte na programie PowerPoint. Dzięki niemu możesz tworzyć różne dydaktyczne materiały e-learningowe: kursy wideo, interakcje, quizy, zadania, symulacje dialogów i więcej. Przetestuj iSpring Suite za darmo i już dziś przygotuj swoje pierwsze szkolenia zdalne.